Comme souvent dans la vie, une préparation minutieuse est essentielle. Il faut commencer par analyser les processus existants, puis formuler de manière ciblée les exigences et les attentes vis-à-vis du partenaire d’externalisation. Le processus à externaliser doit presque toujours être préparé en vue d’un sourcing. Il convient notamment de définir les tâches à externaliser et leur ampleur, les critères de qualité applicables et les processus ou canaux de communication éprouvés qui doivent absolument être conservés. Si les questions et les thèmes essentiels ne sont pas clarifiés au préalable, mais apparaissent seulement dans les nouveaux processus en cours et doivent être résolus à court terme, les perturbations et les retards sont reportés à plus tard.
L’externalisation n’est pas bon marché
Vous considérez le BPO comme un moyen rapide d’économiser de l’argent ? Vous pourriez alors négliger d’autres effets qui ne se produisent que dans le cadre d’un partenariat à long terme d’externalisation BPOAction Madagascar stratégique:
- meilleure qualité,
- minimisation des risques,
- amélioration des processus de travail,
- automatisation et utilisation de robots logiciels éprouvés.
Les certificats sont utiles
Il ne faut pas non plus sous-estimer l’importance de la qualité des processus et du respect des dispositions légales. L’externalisation permet d’atteindre ces deux objectifs. Les certificats nécessaires auprès du prestataire de services vous permettent d’économiser des frais de communication et de contrôle détaillé par des auditeurs et des autorités de surveillance.
Les coûts ne font pas tout. L’externalisation BPOAction Madagascar BPO peut aider à résoudre des problèmes liés à :
- la structure des processus,
- la documentation des processus,
- l’optimisation des processus et des routines,
- l’utilisation des technologies modernes,
- le savoir-faire et les compétences, ainsi que
- la garantie des ressources et des capacités en personnel.
- Se concentrer uniquement sur les coûts est loin d’être suffisant.
Maçon ou consultant ?
Définissez à l’avance le rôle que vous souhaitez attribuer à votre prestataire de services BPO : exécutant efficace ou consultant critique et améliorateur de processus ? Les deux modèles sont envisageables, mais une mauvaise approche peut entraîner des déceptions durables.
Vérifier les connaissances du système
Le partenaire d’externalisation potentiel dispose-t-il des connaissances spécialisées et de l’expérience nécessaires pour les applications et les solutions ERP que vous utilisez ? Si vous souhaitez par exemple passer à un nouveau workflow de vérification des factures ou à un nouveau système ERP, il est important que le partenaire dispose idéalement de l’expérience correspondante. Et ait déjà réalisé ou accompagné des projets comparables. Une utilisation professionnelle de l’application informatique est déterminante pour la réussite.
Les responsabilités doivent être clairement définies
Un processus transparent et maîtrisable pour la mise en œuvre et l’exploitation opérationnelle du contrat d’externalisation est également un facteur de réussite essentiel. Clarifiez clairement le modèle de gouvernance d’externalisation BPOAction Madagascar:
- au niveau stratégique,
- au niveau tactique,
- au niveau opérationnel.
D’autres éléments à considérer
L’expérience du secteur est un atout
À quoi sert l’externalisation si le prestataire ne connaît pas nos processus ? Pour profiter des avantages de l’externalisation, les entreprises doivent, dans la mesure du possible, choisir un prestataire ayant une expérience du secteur. En règle générale, cela permet d’externaliser les processus plus rapidement et en toute sécurité, et réduit les problèmes liés au fonctionnement courant.
Choisir la bonne taille
Si le prestataire de services BPO est trop grand, vous ne serez peut-être qu’un numéro parmi de nombreux clients. S’il est trop petit, le prestataire ne grandira pas avec vous ou vous serez confronté à des problèmes de capacité.
Ne sous-estimez pas vos propres efforts
Même si le prestataire de services est professionnel et expérimenté, les deux parties doivent : investir des efforts considérables dans l’optimisation des processus, la mise au point et les interfaces au cours de la première année. Investir des efforts dans ce domaine sera payant pendant des années.
